CBP-Formular 5106: So registrieren Sie sich als Importeur der Aufzeichnung

Das CBP-Formular 5106 mit der offiziellen Bezeichnung „Create/Update Importer Identity Form“ ist das Dokument, mit dem Ihre Identität als Importeur in den Systemen von U.S. Customs and Border Protection angelegt wird. Jedes Unternehmen und jede Person, die gewerbliche Waren in die Vereinigten Staaten importiert, benötigt einen aktiven Importeurdatensatz bei CBP; Formular 5106 dient zur Erstellung dieses Datensatzes.

Das Formular selbst ist überschaubar. Es erfasst grundlegende Angaben zur importierenden Einheit: rechtlicher Name, Adresse, Steueridentifikationsnummer, Rechtstyp und Bond-Informationen. Trotz dieser Einfachheit sind Fehler im CBP-Formular 5106 auffallend häufig und können Ihre erste Sendung um Tage oder Wochen verzögern. Nach Daten aus der Zollbrokerbranche enthalten rund 15 % der erstmaligen 5106-Einreichungen Fehler, die vor Anlage des Importeurdatensatzes korrigiert werden müssen.

Dieser Leitfaden erläutert jedes Feld des Formulars, beschreibt den Einreichungsprozess und zeigt die Fehler auf, die am häufigsten zu Verzögerungen führen.

Was das CBP-Formular 5106 tatsächlich bewirkt

Wenn Sie das CBP-Formular 5106 einreichen, wird im ACE-System von CBP ein Datensatz erstellt, der Ihre Geschäftsidentität mit einer Importeursnummer verknüpft. Diese Importeursnummer — in der Regel Ihre IRS Employer Identification Number (EIN) mit einem zweistelligen Code — wird zu Ihrer dauerhaften Kennung für alle Zolltransaktionen.

Jede Zollanmeldung, die in Ihrem Namen eingereicht wird, verweist auf diese Importeurnummer. Sie verbindet sich mit Ihrem Zollbürgschaft, Ihrer Eingangsverlauf, Ihrem Compliance-Datensatz und Ihrem Zollzahlungsaccount. Ohne einen aktiven Importeurdatensatz in ACE kann Ihr Zollmakler keine Einfuhr für Ihre Sendung einreichen, und Ihre Waren werden im Hafen bleiben, bis der Datensatz erstellt ist.

Das Formular legt außerdem wesentliche rechtliche Angaben zu Ihrer importierenden Einheit fest. Die angegebene Adresse wird Ihre bei CBP hinterlegte Zustelladresse; dorthin sendet CBP Strafmitteilungen, Prüfungsbenachrichtigungen und offizielle Korrespondenz. Der Rechtstyp bestimmt, wie CBP Ihr Unternehmen für Compliance-Zwecke einordnet. Die Bond-Informationen verknüpfen Ihren Importeurdatensatz mit Ihrer finanziellen Sicherheit.

Wann Sie das CBP-Formular 5106 einreichen müssen

Sie müssen Formular 5106 einreichen, bevor Ihre erste formelle Zollanmeldung abgegeben wird. Es gibt keine Übergangsfrist. Wenn Ihre Fracht in einem US-Hafen eintrifft und kein aktiver Importeurdatensatz vorliegt, kann die Anmeldung nicht eingereicht werden. Ihre Waren bleiben im Hafen zurück, und es fallen Lagergebühren an — bei containerisierter Fracht typischerweise 75 bis 300 USD pro Tag — bis der Datensatz angelegt ist.

In den folgenden Fällen müssen Sie Formular 5106 einreichen:

• Erstmalige Importeure. Jedes Unternehmen oder jede Person, die zum ersten Mal kommerzielle Waren in die Vereinigten Staaten importiert, muss das Formular 5106 vor der ersten Einfuhr einreichen. Siehe unser Leitfaden für Erstimporteure für eine vollständige Anleitung zu allem, was Sie vor Ihrer ersten Sendung benötigen.
• DTC-Marken, die von de minimis wechseln. Wenn Ihre Sendungen zuvor unter dem Abschnitt 321 de minimis-Ausnahme (die keinen Importeurdatensatz erforderte) eingegangen sind, müssen Sie jetzt das Formular 5106 einreichen, um Ihre Identität für formelle Einfuhrmeldungen festzulegen. Die Aussetzung von de minimis für Waren chinesischen Ursprungs hat dies zum häufigsten Grund für neue 5106-Einreichungen in 2025 und 2026 gemacht.
• Ausländische Unternehmen, die in die USA importieren. Nicht in den USA ansässige Importeure müssen ebenfalls Formular 5106 einreichen. Ausländische Einheiten verwenden ihre von CBP zugewiesene Importeursnummer, die über einen Zollbroker oder direkt bei CBP beantragt wird, da sie in der Regel keine US-EIN haben.
• Aktualisierungen bestehender Datensätze. Wenn sich Firmenname, Adresse, Rechtstyp oder Steueridentifikationsnummer ändern, müssen Sie ein aktualisiertes Formular 5106 einreichen. Veraltete Angaben in Zollanmeldungen können Compliance-Prüfhinweise und mögliche Strafen auslösen.

Wer muss einreichen

Der Importer of Record (IOR) ist die rechtlich verantwortliche Partei für die importierten Waren und ist die Einheit, die das CBP-Formular 5106 einreicht. Dies ist nicht immer dasselbe wie der Käufer, der Verkäufer oder das Unternehmen, das die Waren physisch erhält.

Die folgenden Einheiten benötigen einen Importeurdatensatz:

• US-Unternehmen, die Waren zum Wiederverkauf oder zur Nutzung importieren. Dazu gehören Corporations, LLCs, Partnerships und Einzelunternehmen, die Waren von ausländischen Lieferanten kaufen.
• DTC- und E-Commerce-Marken die Produkte von ausländischen Herstellern beziehen.
• Einzelimporteure die Waren in gewerblichen Mengen in die Vereinigten Staaten verbringen.
• Ausländische Einheiten die direkt an US-Verbraucher verkaufen und als Importer of Record (IOR) auftreten, statt einen in den USA ansässigen IOR zu nutzen.
• Zollgebundene Lagerhäuser und Freihandelszonen die importierte Waren erhalten.

Wenn Sie einen externen Logistikdienstleister (3PL) oder ein Fulfillment-Unternehmen einsetzen, ist dieser nicht automatisch Ihr Importer of Record (IOR), es sei denn, Sie haben ihm diese Rolle ausdrücklich übertragen. Standardmäßig ist der Eigentümer oder Käufer der Waren der IOR.

CBP-Formular 5106 Feld für Feld erklärt

Das Formular umfasst rund 20 Felder. Hier erfahren Sie, was in die einzelnen Felder einzutragen ist und wo die häufigsten Fehler auftreten.

Abschnitt 1: Identifikation des Importeurs

Importeur der Aufzeichnung Nummer. Dies ist Ihre IRS Employer Identification Number (EIN), ergänzt um ein zweistelliges Präfix. Für die meisten Unternehmen lautet das Präfix „XX“ (wobei XX von CBP je nach Rechtstyp festgelegt wird). Wenn Sie keine EIN haben, können Einzelpersonen ihre Social Security Number mit dem Präfix „SSN“ verwenden. Ausländische Einheiten ohne US-Steuer-ID erhalten eine von CBP zugewiesene Nummer.

Dies ist das kritischste Feld im Formular. Eine falsche EIN ist der häufigste Grund für abgelehnte 5106-Einreichungen. Gleichen Sie Ihre EIN vor der Einreichung mit Ihrem IRS CP 575-Bestätigungsschreiben ab, also dem Schreiben, das Sie bei erstmaliger Zuteilung der EIN erhalten haben. Verlassen Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis oder Visitenkarten — Zahlendreher kommen häufig vor.

Entitätstyp. Wählen Sie den zutreffenden Rechtstyp: Einzelperson, Einzelunternehmen, Partnership, Corporation, LLC oder Sonstige. Der Rechtstyp muss mit Ihrer IRS-Registrierung übereinstimmen. Wenn Ihre EIN bei der IRS als Corporation registriert ist, führt die Auswahl von „LLC“ im Formular 5106 zu einer Abweichung, die eine Ablehnung auslösen oder eine Korrektur erforderlich machen kann.

Abschnitt 2: Unternehmensinformationen

Rechtlicher Name. Tragen Sie den rechtlichen Namen Ihres Unternehmens genau so ein, wie er in Ihrer IRS-Steuerregistrierung angegeben ist. Verwenden Sie in diesem Feld keine Handelsnamen, Markennamen oder DBAs. Wenn Ihr Unternehmen rechtlich als „ABC Holdings, Inc.“ registriert ist, aber unter der Marke „ABC Direct“ auftritt, muss im Feld für den rechtlichen Namen „ABC Holdings, Inc.“ stehen.

Doing Business As (DBA). Wenn Sie unter einem anderen Namen als Ihrem rechtlichen Namen auftreten, geben Sie hier den DBA an. Dieses Feld ist optional, hilft CBP aber, Ihre Sendungen zuzuordnen, wenn der Markenname vom rechtlichen Namen der Einheit abweicht.

Physische Adresse. Geben Sie die physische Straßenadresse Ihres Hauptgeschäftssitzes an. Postfächer werden im Feld für die physische Adresse nicht akzeptiert. Diese Adresse wird Ihre bei CBP hinterlegte Zustelladresse für sämtliche offizielle Korrespondenz, einschließlich Strafmitteilungen und Prüfungsbenachrichtigungen. Verwenden Sie die Adresse, unter der Sie zeitkritische behördliche Mitteilungen zuverlässig empfangen und bearbeiten können.

Postadresse. Wenn Ihre Postanschrift von Ihrer physischen Adresse abweicht, geben Sie sie hier an. Andernfalls kann sie mit der physischen Adresse identisch sein.

Telefonnummer und E-Mail. Geben Sie eine direkte Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Person an, die in Ihrem Unternehmen für Zollangelegenheiten zuständig ist. CBP kann diese Angaben nutzen, um Sie zu Einfuhrproblemen, Dokumentenanforderungen oder Compliance-Fragen zu kontaktieren.

Abschnitt 3: Bond-Informationen

Bond-Typ und Nummer. Wenn Sie bereits einen Zollbürgschaft vorliegen haben, geben Sie die Bond-Nummer und den Typ (Einzel- oder Dauerbond) an. Wenn Sie noch keinen Bond haben, kann dieses Feld leer gelassen und aktualisiert werden, sobald der Bond erhalten ist. Sie können jedoch keinen formellen Eintrag ohne sowohl einen aktiven Importeurdatensatz als auch einen gültigen Bond einreichen.

Bürgschaftscode. Der dreistellige Code identifiziert das Bürgschaftsunternehmen, das Ihre Zollbürgschaft (Customs Bond) ausgestellt hat. Ihr Zollbroker oder Bond-Anbieter stellt Ihnen diese Nummer zur Verfügung.

Abschnitt 4: Zusätzliche Informationen

Ansprechpartner. Name und Position der Person, die befugt ist, für die importierende Einheit in Zollangelegenheiten zu handeln. Diese Person sollte berechtigt sein, Zolldokumente zu unterzeichnen und auf Anfragen von CBP zu reagieren.

Freihandelszone. Wenn Ihre Waren in eine Foreign-Trade Zone eingeführt werden, geben Sie die FTZ-Nummer an. Dieses Feld ist nur relevant, wenn Sie innerhalb einer FTZ tätig sind oder Waren in einer FTZ erhalten.

So reichen Sie das CBP-Formular 5106 ein

Es gibt drei Möglichkeiten, das Formular einzureichen; eine davon ist jedoch mit Abstand am häufigsten und effizientesten.

Durch Ihren Zollbroker (Empfohlen)

Die gängigste und effizienteste Methode besteht darin, dass Ihr zugelassener US-Zollbroker Formular 5106 in Ihrem Namen über das ACE-System einreicht. Ihr Broker holt die erforderlichen Informationen bei Ihnen ein, füllt das Formular aus, reicht es elektronisch ein und bestätigt, dass Ihr Importeurdatensatz erstellt wurde.

Die meisten Broker bearbeiten das Formular 5106 als Teil ihres Standard-Onboarding-Prozesses. Greenwich Mercantile erledigt diese Einreichung als Teil unseres Service zur Einrichtung als Importer of Record (IOR). Wenn Sie Ihre EIN, den rechtlichen Namen und die Adresse angeben, reichen wir das 5106 ein, arrangieren Ihren Zollbond und haben Ihren Importeurdatensatz innerhalb von 24 bis 48 Stunden aktiv.

Durch ACE (Direkter Portalzugang)

Wenn Sie über ein ACE-Portal-Konto verfügen, können Sie Formular 5106 direkt über das System einreichen. Dafür ist eine Registrierung für den ACE-Zugang erforderlich, einschließlich Identitätsprüfung; dies kann mehrere Tage dauern. Die meisten Importeure benötigen keinen direkten ACE-Zugang — Ihr Zollbroker reicht die Angaben im Namen des Importeurs über ACE ein.

Einreichung in Papierform beim CBP-Hafenbüro

Sie können ein Papierformular 5106 bei jedem CBP-Hafenbüro einreichen. Diese Methode ist langsamer (5 bis 10 Werktage Bearbeitungszeit) und wird in der Regel nur genutzt, wenn eine elektronische Einreichung nicht verfügbar ist oder besondere Situationen eine persönliche Dokumentation erfordern.

Bearbeitungszeit

Elektronische Einreichungen über ACE werden typischerweise innerhalb von 24 bis 48 Stunden bearbeitet. In dieser Zeit wird Ihr Importeurdatensatz im CBP-System angelegt und mit Ihrer EIN verknüpft. Sobald der Datensatz aktiv ist, kann Ihr Zollbroker sofort Zollanmeldungen in Ihrem Namen einreichen.

Einreichungen in Papierform dauern 5 bis 10 Werktage. Wenn Ihre Fracht bereits unterwegs ist und voraussichtlich innerhalb dieses Zeitfensters eintrifft, reichen Sie elektronisch über einen Broker ein, um Verzögerungen im Hafen zu vermeiden.

Abgelehnte Einreichungen — typischerweise wegen EIN-Abweichungen oder Fehlern beim Rechtstyp — setzen die Frist zurück. Jede Korrektur und erneute Einreichung verlängert den Prozess um weitere 24 bis 48 Stunden. Deshalb ist es wichtig, die erste Einreichung korrekt vorzunehmen: Ein einziger Tippfehler in Ihrer EIN kann Ihre erste Sendung um eine Woche verzögern.

Häufige Fehler, die die Bearbeitung verzögern

Nach Erfahrung der Brokerbranche führen diese Fehler am häufigsten zu Ablehnungen oder Bearbeitungsverzögerungen bei Formular 5106.

EIN stimmt nicht mit den IRS-Aufzeichnungen überein. Dies ist der häufigste Ablehnungsgrund. Ihre EIN muss exakt mit den bei der IRS hinterlegten Angaben übereinstimmen. Wenn Sie kürzlich Ihren Firmennamen oder Ihre Unternehmensstruktur bei der IRS geändert haben, wurde die Aktualisierung möglicherweise noch nicht in das CBP-Prüfsystem übernommen. Gleichen Sie Ihre EIN mit Ihrem IRS CP 575-Schreiben ab oder rufen Sie zur Bestätigung die IRS Business and Specialty Tax Line unter 800-829-4933 an.

Mismatch beim Entitätstyp. Wenn die IRS Ihr Unternehmen als Corporation erfasst hat, Sie im Formular 5106 jedoch „LLC“ auswählen, kann die automatisierte CBP-Validierung diese Abweichung markieren. Prüfen Sie Ihre IRS-Unterlagen, um die Klassifizierung Ihrer Rechtseinheit zu bestätigen.

Fehlende oder falsche Bond-Referenz. Wenn Sie im Formular 5106 Angaben zum Customs Bond machen, der Bond im CBP-System jedoch noch nicht aktiv ist, kann die Einreichung bis zur Aktivierung zurückgestellt werden. Stimmen Sie sich mit Ihrem US-Zollagenten ab, damit der Bond vor oder spätestens gleichzeitig mit dem 5106 eingereicht wird.

Adressformatprobleme. Das CBP-System stellt konkrete Formatvorgaben für Adressen. Abkürzungen, Sonderzeichen und Schreibweisen, die von den USPS-Standards abweichen, können Validierungsfehler auslösen. Verwenden Sie für Ihre Adresse das standardisierte USPS-Format.

Verwendung einer zuvor verwendeten EIN. Wenn Ihre EIN zuvor mit einem anderen Importeurdatensatz verknüpft war, etwa nach dem Erwerb eines Unternehmens, kann CBP die Einreichung zur manuellen Prüfung markieren. In solchen Fällen müssen Sie möglicherweise zusätzliche Unterlagen vorlegen, die den Eigentumswechsel belegen.

Beziehung zum ACE-Portalzugang

Die Einreichung des CBP-Formulars 5106 legt Ihren Importeurdatensatz in ACE an, verschafft Ihnen aber nicht automatisch Zugang zum ACE-Portal. Der ACE-Portalzugang ist ein separater Registrierungsprozess, über den Sie Ihre Zollanmeldungsdaten einsehen, Berichte abrufen und Ihr Konto direkt bei CBP verwalten können.

Die meisten Importeure benötigen keinen direkten Zugang zum ACE-Portal, da ihr US-Zollagent sämtliche Zollanmeldungsdaten, Statusmeldungen und Compliance-Berichte bereitstellt. Wenn Sie jedoch Ihre eigene Einfuhrhistorie prüfen, den Liquidationsstatus abfragen oder Compliance-Berichte unabhängig erstellen möchten, können Sie sich nach Einrichtung Ihres Importeurdatensatzes für den ACE-Zugang registrieren.

Für die Registrierung zum ACE-Zugang rufen Sie das ACE Secure Data Portal auf CBP.gov auf, füllen die Registrierung für Kontoinhaber aus, geben Ihre Importeurnummer an — dieselbe EIN, die Sie im Formular 5106 verwendet haben — und schließen die Identitätsprüfung ab. Die Registrierung für das ACE-Portal dauert in der Regel 3 bis 5 Werktage.

Aktualisierung Ihres Importeurdatensatzes

Ihr Importeurdatensatz ist keine einmalige Einreichung, die danach erledigt ist. Sobald sich wesentliche Angaben ändern, müssen Sie ein aktualisiertes Formular 5106 einreichen. Wenn Sie Ihren Datensatz nicht aktualisieren, enthalten Ihre Zollanmeldungen falsche Informationen; CBP behandelt dies als Compliance-Verstoß.

Reichen Sie ein aktualisiertes Formular 5106 ein, wenn sich Ihr Firmenname ändert, etwa durch Rebranding, Fusion oder Übernahme, wenn sich Ihre physische Adresse ändert, wenn sich Ihre Rechtsform ändert, z. B. durch Umwandlung von einer LLC in eine Corporation, wenn sich Ihr Bond ändert, etwa durch neue Bürgschaft oder neue Bond-Nummer, oder wenn sich Ihre Kontaktperson ändert.

Adressänderungen sind besonders wichtig, da CBP amtliche Korrespondenz — einschließlich Strafmitteilungen, Prüfungsbenachrichtigungen und Auskunftsersuchen — an die bei CBP hinterlegte Adresse sendet. Wenn CBP eine Strafmitteilung an eine veraltete Adresse schickt und Sie nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist reagieren, kann die Strafe rechtskräftig werden.

Dieser Leitfaden spiegelt die Anforderungen und Einreichungsverfahren für das CBP-Formular 5106 Stand April 2026 wider. Die Anforderungen an das Formular und die Bearbeitungsverfahren können sich ändern. Importeure sollten die aktuellen Anforderungen über CBP.gov überprüfen und sich zur Einreichung an einen lizenzierten Zollbroker wenden.